Від “спрощенки” до європейських стандартів: як бізнесу пережити перехід на ПДВ

Український малий та середній бізнес роками існував у своєрідній “фіскальній теплиці”. Спрощена система оподаткування дозволяла ФОПам масштабуватися, не заглиблюючись у складнощі бухгалтерського обліку. Проте затверджена урядом Національна стратегія доходів до 2030 року ставить крапку в цій історії.

Курс на гармонізацію з ЄС вимагає прозорості. Для тисяч підприємців це означає неминучу міграцію на Загальну систему оподаткування (ЗСО) та знайомство з ПДВ. Це не просто зміна ставки податку – це тектонічний зсув у бізнес-процесах.

Як адаптувати IT-систему компанії, щоб не втратити контроль над фінансами? Чому ідея “почати з нуля в новій базі” є фатальною помилкою? І як екосистема BAS допомагає пройти цю трансформацію безболісно? Розглянемо детально.

Частина 1. Незворотність змін: чому старі методи більше не працюють?

Держава чітко артикулює мету: унеможливити оптимізацію податків великим бізнесом через мережі ФОП. Правила гри стають жорсткішими.

До яких змін слід готуватися:

1. Диференціація (“Польська модель”). Замість фіксованих 5% для 3-ї групи, нас чекає гнучка шкала: мінімальні ставки для торгівлі, максимальні – для послуг. Це змусить переглянути рентабельність.
2. Реформа груп ФОП. Злиття 2-ї та 3-ї груп означає тотальний товарний облік. Купувати товар без документів і продавати його “в білу” більше не вийде.
3. Примусова ЗСО. Продавці підакцизних товарів, електроніки або ті, хто перевищить нові ліміти доходу, будуть автоматично переведені на загальну систему.
4. ПДВ-бар’єр. На загальній системі поріг реєстрації платником ПДВ – 1 млн грн на рік. Для активного бізнесу це означає, що ПДВ стає безальтернативним супутником.

Висновок: облік стає фундаментом безпеки. Керувати бізнесом “в зошиті” в нових умовах – це прямий шлях до штрафів.

Частина 2. ПДВ та Загальна система: анатомія складності

Перехід на загальну систему – це перехід від обліку “по грошах” до обліку “по подіях”.

Головні виклики для підприємця:

• Правило “першої події”. На спрощеній системі дохід фіксувався по факту оплати. З ПДВ все інакше: податкові зобов’язання виникають миттєво – або при відвантаженні, або при оплаті (залежно від того, що сталося раніше). Система має фіксувати хронологію автоматично.
• Управління прибутком. Податок 18% платиться з чистого результату (Доходи мінус Витрати). Кожна втрачена накладна від постачальника – це ваші прямі збитки через завищення бази оподаткування.
• Адміністрування ПДВ. Постійний контроль балансу між податковим зобов’язанням (ваш борг) та податковим кредитом (борг держави вам).
• Дисципліна. Жорсткі дедлайни реєстрації податкових накладних в ЄРПН. Прострочення – це фінансові санкції.

Частина 3. Головна помилка: міф про “нову базу”

Коли постає питання зміни режиму, недосвідчені фахівці часто радять: “Давайте закриємо стару базу 31 грудня, а з 1 січня почнемо з чистого аркуша”.

Це рішення – стратегічна поразка.

Чому розрив бази даних – це небезпечно?

1. Втрата історичної перспективи. Ви не зможете побудувати звіт “Динаміка продажів 2023-2025”. Ви втрачаєте розуміння сезонності та трендів.
2. Обнулення CRM. Історія взаємодії з клієнтами зникає. Менеджери не знають, що клієнт купував раніше, які у нього індивідуальні умови. Це вбиває LTV.
3. Пекло міграції. Ручне перенесення складських залишків (тисячі SKU) та боргів контрагентів – це гарантовані помилки, які виправлятимуться місяцями.
4. Кадровий тупик. Для розрахунку відпускних та лікарняних потрібна історія зарплати за 12 місяців. У новій базі цих даних немає.

Частина 4. BAS: технологія безшовної еволюції

Архітектура сучасних систем BAS (BAS Бухгалтерія, BAS УТ, BAS КУП) дозволяє змінювати облікову політику в часі, зберігаючи цілісність даних.

Ключовий інструмент – регістр “Облікова політика організації”.

Як це працює технічно?

Ви створюєте новий запис в налаштуваннях, який активується з конкретної дати (наприклад, 01.01.2025).

• Період А (до дати переходу): Система працює за спрощеними алгоритмами (Єдиний податок).
• Період Б (після дати переходу): Автоматично вмикаються механізми Загальної системи (ПДВ, податок на прибуток).

Переваги єдиної бази:

• Наскрізна аналітика. Всі дані про бізнес зберігаються в одному місці.
• Коректні перехідні операції. Програма автоматично обробляє складні випадки (наприклад, аванс на спрощеній системі, відвантаження на загальній) без задвоєння податків.
• Автоматизація рутини. З моменту переходу з’являються інструменти для роботи з податковими накладними.
• Гнучкість. Ви можете масово змінити ставку ПДВ у номенклатурі (на 20%) саме з потрібної дати.

Частина 5. Фактор партнера: чому вам потрібен Evsesvit?

Програмне забезпечення – це лише інструмент. Щоб він працював коректно, потрібне професійне налаштування. Податкова реформа – це стрес-тест для ваших процесів.

Компанія Evsesvit пропонує не просто ліцензії, а технологію безпечного переходу.

Що включає послуга інтегратора?

1. Аудит даних. Перевірка бази перед переходом. Виправлення дублів, закриття старих боргів.
2. Налаштування договорів. Для ПДВ критично важливо, як ведеться облік розрахунків (по договору / по замовленню). Неправильна галочка – і податкова накладна не сформується.
3. Інтеграція (“M.E.Doc” / “FREDO”). Налаштування шлюзу для автоматичної реєстрації накладних. Документи мають “літати” в податкову без ручного втручання.
4. Навчання персоналу. Співробітники мають розуміти нові вимоги: обов’язковість кодів УКТЗЕД, перевірка статусу контрагента.
5. Адаптація. Якщо ваш бізнес має специфіку (ЗЕД, виробництво), програмісти адаптують систему під ваші потреби.

Частина 6. Дорожня карта: стратегія випередження

Чекати офіційного прийняття закону – це ризик. Коли це станеться, попит на послуги фахівців BAS буде піковим.

План дій для власника бізнесу:

1. Цифровізація негайно. Якщо ви ще не в BAS – переходьте зараз. Налаштуйте облік на простій системі, щоб потім лише змінити параметри.
2. Ревізія номенклатури. Код УКТЗЕД – обов’язковий реквізит для платників ПДВ. Перевірте його наявність у всіх товарах.
3. Інвентаризація. Ви повинні увійти в новий період з підтвердженими залишками.
4. Фінансове моделювання. Прорахуйте, як ПДВ вплине на вашу рентабельність.
5. Зверніться до профі. Замовте консультацію в Evsesvit. Зробіть тестовий перехід на копії бази, щоб побачити “вузькі місця”.

Висновок

Зміни податкової системи – це не вирок, а етап дорослішання. Перехід на загальну систему з ПДВ робить ваш бізнес системним, прозорим та готовим до масштабування.

Обираючи шлях збереження єдиної бази даних в BAS та підтримку професіоналів з Evsesvit, ви зможете пройти цей шлях без втрат, зберігши контроль над ситуацією та найцінніший актив – інформацію.